Die Nachschulung für neue Mitarbeitende zu dem Beobachtungs- und Dokumentationssystem "Umsetzung der Bildungs- und Lerngeschichten" wird in der Regel jährlich von der Fachberaterin Sonja Ahrens angeboten (Tagesveranstaltung).
Die Teilnehmenden beschäftigen sich mit den Zielen und dem Nutzen von Beobachtungen im pädagogischen Alltag, führen dazu Übungen durch und nehmen unterschiedliche Perspektiven ein. Es werden theoretische Grundlagen zu Beobachtungsverfahren vermittelt, Unterschiede zwischen prozessorientierten Beobachtungsverfahren und Testverfahren werden erörtert.
Alle Kitas im Verband sind mit dem Beobachtungs- und Dokumentationssystem der „Bildungs- und Lerngeschichten“ vertraut, setzen dieses um und wurden explizit in den Teams geschult.
Die Beobachtungen werden in der Regel videogestützt durchgeführt und mit dem Kind/den Kindern erörtert. „Was genau hast Du dort entdeckt, was hat Dich dabei interessiert und wie bist Du zu einer Lösung gekommen?“ oder „Schau mal, wie begeistert Du guckst, ich sehe die Freude in Deinen Augen, weil Du das geschafft hast.“
Mit Hilfe eines Auswertungssystems (nach den sogenannten Lerndispositionen nach Magret Carr) werden die Beobachtungen von den Fachkräften analysiert und führen zur pädagogischen Planung hinsichtlich spezieller Förderung, Raum- und Materialgestaltung oder anderer pädagogischer Interventionen. Gleichzeitig dienen die Auswertungen auch als Grundlage für Elterngespräche.
Für das Kind entsteht eine Lerngeschichte, die die Lernleistung des Kindes hervorhebt und verdeutlicht. Diese wird dem Kind für sein Portfolio übergeben.